Fünf Erfolgsfaktoren für interne Kommunikation

15.08.2017

Was das Intranet der Zukunft für Unternehmen leisten kann

Im Zuge der Digitalisierung steht die interne Kommunikation in vielen Unternehmen vor einem Paradigmenwechsel. Mitarbeiterzeitung vs. Intranet. Entsprechend haben sich die Verantwortlichen in den vergangenen Jahren überwiegend bemüht, ihr Intranet auf- und umzubauen. Zukünftig sollen die Mitarbeiter auch mobil auf das firmeneigene Netz zugreifen können („Trendmonitor interne Kommunikation 2016“, SCM). Das trägt u.a. den veränderten Medien-Nutzungsgewohnheiten der Zielgruppen Rechnung.

Diese fünf Faktoren spielen eine zentrale Rolle für den erfolgreichen digitalen Wandel in der internen Kommunikation und ermutigen Mitarbeiter gleichzeitig, neue digitale Tools zu verwenden.

1. Interne Kommunikation als Treiber der Transformation

Es ist sinnvoll, ein Intranet zu implementieren, das bei einfacherer Handhabung redaktionelle Texte und Wikis speichert, das gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und die direkte Kommunikation untereinander ermöglicht, und das Prozesse sowie Workflows abbilden kann. Das ist allerdings nicht eben günstig. Wer die Kosten dafür (noch) nicht aufbringen kann, sollte die Kommunikation in bereits bestehenden Plattformen forcieren, zum Beispiel in vertriebsunterstützenden Tools zur Marketing-Automatisierung. Und in der eigenen Abteilung mit guten Beispiel vorangehen: (Agile) Projekt-Management-Software gibt es in der Basisversion schon für bedeutend weniger Geld oder gar kostenfrei.

2. Kulturwandel moderieren

Ohne eine Kultur der Neugier und Offenheit wird die digitale Transformation nicht gelingen. Vorstandsvorsitzende und Geschäftsführer müssen einen klaren Fahrplan vorgeben, um dem Sicherheitsbedürfnis ihrer Mitarbeiter zu entsprechen. Das mittlere Management muss von Angesicht zu Angesicht von der Notwendigkeit der Digitalisierung überzeugt werden. So identifizieren Top-Manager nach der Studie von Boyden (Leadership in der digitalen Welt) den größten Widerstand bei der Implementierung neuer Konzepte ebendort. Generell muss auch mit Mitarbeitern mehr geredet werden, ernüchternd hierzu eine Zahl aus dem Gallup Engagement Index 2016: Nur 14 Prozent berichten von einem kontinuierlichen Austausch mit dem Vorgesetzten über das Jahr hinweg.

3. Zielgruppen, Content und Distribution neu denken

Bei begrenzten Mitteln und steigenden Herausforderungen sollten mehr denn je Kommunikationsziele auf die Unternehmensziele einzahlen. Die klassische Trias der Zielgruppen Führungskräfte sowie Mitarbeiter im direkten und indirekten Bereich ist nicht mehr opportun. Mitarbeiter in ihren zig Funktionen verdienen in der Kommunikations-Konzeption die Aufmerksamkeit, die ihnen gebührt: durch viele Personae-Entwicklungen und entsprechende Employee Journeys. Botschaften müssen reduziert werden, damit Mitarbeiter nicht in einer Informationsflut untergehen. Content muss jederzeit verfügbar, für die jeweilige Zielgruppe relevant und/oder unterhaltsam sein, die Sprache direkt und zum Feedback auffordernd.

Die Zeiten weichgespülter Sprachregelungen von Pressesprechern oder CEOs sind vorbei: Kollegen aus Fachabteilungen wie HR, Vertrieb oder Produktentwicklung erzählen ihre Geschichten. Die interne Kommunikation bietet dazu die Plattformen, moderiert oder coacht.

4. Unangenehme Wahrheiten ansprechen

Durch den Fachkräftemangel müssen Unternehmen ihre bestehenden Mitarbeiter stärker denn je durch gute Kommunikation binden. Das Wissen der Belegschaft im Unternehmen zu halten, darf nicht erst ab 2030 die Aufgabe für die Kommunikation sein, wenn die Baby Boomer in Rente gehen. Der propagierte Abbau von Hierarchien in den Organisationsstrukturen hin zu kooperativen Modellen ist eine originäre Aufgabe für Change Communications. Und die digitale Transformation von Unternehmen bedeutet für Kommunikatoren auch, intern unangenehme Wahrheiten wie Stellenabbau oder eine ungewisse Zukunft auszusprechen, die dann wiederum extern aufgegriffen werden.

5. Strenger evaluieren

Die Implementierung eines neuen Intranets kann dazu verleiten, Erfolge anhand von Klicks, Likes, Shares und Anzahl der Kommentare zu bemessen. Trotz aller Schwierigkeiten, Kommunikation als „weichen“ Faktor zu bewerten, sollte sich interne Kommunikation mindestens auf der Outcome-Ebene (Wahrnehmung und Akzeptanz) bewerten lassen. Zum Beispiel im Rahmen der regelmäßigen Mitarbeiterbefragung oder schlicht durch beobachtetes Verhalten bei gleichbleibenden Verhältnissen: Zählen Sie die Anzahl der getragenen Helme vor und nach einer Sicherheitskampagne, dokumentieren Sie die gesunkene Anzahl der verkauften Currywürste in der Kantine nach Ihrer Ernährungskampagne. Haben Sie den Mut, den Einfluss von interner Kommunikation auf vermehrte Projektabschlüsse, Kostenreduktion oder schneller besetzte Stellen nachzuweisen.

Steffen Schier

ist bei fischerAppelt Competence Lead Interne Kommunikation und unterstützt den Roll-Out nationaler und internationaler Mitarbeiterkampagnen in Unternehmen.




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