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Office Manager:in (m/w/d)

unbefristetMid-Levelfull-time

Du bist ein Grund, warum Leute aus dem Home Office ins Büro kommen? Du bist der sympathische erste Eindruck, wenn jemand zu uns kommt, anruft oder schreibt? Du bist organisiert und pragmatisch und kannst, wenn es mal sein muss, auch durchgreifen? Ja!? Dann bist du die perfekte Wahl fürs Office Management in unserem Hamburger Studio in der Sternschanze.

Was du mitbringst

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, idealerweise in einer Agentur, bei einem Start-Up, in der Hospitality / Hotel oder vergleichbaren Tätigkeiten

  • Eine engagierte, aufgeschlossene Persönlichkeit mit einer sorgfältigen und genauen Arbeitsweise

  • Kommunikatives Geschick, gute Englischkenntnisse und stets ein Lächeln auf den Lippen

  • Spaß daran, unsere Agentur am Empfang zu repräsentieren und der:die erste Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen, Gäst:innen, Kund:innen und Lieferant:innen zu sein

  • Gute Kenntnisse im Umgang mit allen gängigen Office-Programmen sowie dem Bedienen einer Telefonanlage

  • Organisationstalent, Belastbarkeit, Souveränität und Flexibilität bei der Bewältigung verschiedenster Aufgaben im Tagesgeschäft

  • Ein gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen

Was dich erwartet

  • Büroorganisation und -koordination: Effiziente Planung von Terminen und Meetings, Verwaltung von Büromaterialien, Vor- und Nachbereitung von Meeting-Räumen, Bereitstellung notwendiger Serviceleistungen sowie Inhouse-Bewirtung während Meetings und Veranstaltungen

  • Telefonzentrale und Besucherbetreuung: Professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen sowie Freundlicher Empfang und Betreuung von Besucher:innen im Haus, einschließlich Gästen, Kund:innen und externen Besucher:innen

  • Prozessoptimierung: Sicherstellung reibungsloser Abläufe in der internen und externen Kommunikation

  • Datenmanagement: Pflege von Dokumenten und Datenbanken, Rechnungseingabe und vorbereitende Buchhaltung

  • Arbeitsumfeldgestaltung: Schaffen eines ordentlichen und ansprechenden Büroambientes

  • Kundenorientierung: Hoher Servicegedanke bei der Beantwortung von Anfragen und Problemlösungen

  • Kommunikation: Effektive Interaktion mit Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen sowie Unterstützung bei der Organisation von Events am Standort

Warum wir die beste Wahl sind

Weil wir ein sympathisches Team von plusminus 30 Leuten sind (in Köln und Berlin gibt es noch weitere Forkies). Weil du hier eigenverantwortlich arbeiten kannst und genauso sein darfst, wie du bist. Weil du dich bei uns entwickeln und weiterbilden kannst. Und weil wir die besten Partys machen.

Klingt interessant, dann lass uns sprechen!

Skadi Hartemink

Head of People Relations & Culture Management

Waterloohain 5

22769 Hamburg